NOTĂ DE INFORMARE

PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

DE CĂTRE 

SKINMED CENTER pentru SITE-UL SKINMEDSHOP.RO

 

  1. Operatorul datelor

Subscrisa, Societatea SKINMED CENTER S.R.L., cu sediul în Bucureşti, Piaţa Alba Iulia nr. 2, bl. I1, Tronson 1, sector 3, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul Bucureşti sub nr. J2014007446406, CUI RO33306791, denumită în continuare „Societatea”, în calitate de operator de date cu caracter personal pentru operațiunile descrise în prezenta notă, întrucât avem un respect deosebit faţă de datele dumneavoastră personale, vă punem la dispoziţie, detaliat, modul în care prelucrăm aceste date. Printre priorităţile noastre se regăseşte şi asigurarea prelucrării datelor personale în conformitate cu legislaţia privind protecţia datelor cu caracter personal (Regulamentul UE 2016/679 şi Legea nr. 190/2018) şi cu bunele practici în acest domeniu.

Aşadar, vă încurajăm să acordaţi timpul necesar pentru a o citi în întregime şi cu atenţie şi să vă asiguraţi că o înţelegeţi pe deplin. Nu ezitaţi să ne comunicaţi orice nelămuriri aţi avea, datele noastre de contact fiind următoarele:

Datele de contact ale responsabilului nostru cu protecția datelor:

Adresă corespondență: Bucureşti, Piaţa Alba Iulia nr. 2, bl. I1, Tronson 1, sector 3

Adresă de email: office@skinmedshop.ro

2. Domeniul de aplicare și categoriile de date personale

Prezenta informare privește vizitatorii website-ului skinmedshop.ro, clienții și persoanele care contactează Societatea în legătură cu produsele comercializate online.

În funcție de interacțiune, putem prelucra următoarele date personale:

  • date de identificare: nume și prenume;
  • date de contact: adresă de e-mail; număr de telefon;
  • date contractuale: adresă de livrare; număr comandă, produse achiziționate, produse returnate, informații privind comenzile, produsele achiziționate, retururile și reclamațiile;
  • date financiare: informații privind efectuarea plăților (de exemplu, status și referință de tranzacție);
  • date privind comunicarea: mesaje transmise prin formulare, e-mail sau rețele sociale;
  • date tehnice precum adresa IP;
  • date privind convorbirile telefonice: vocea dumneavoastră, conținutul convorbirilor telefonice și informațiile comunicate în cadrul acestora, în situația în care contactați serviciul de relații cu clienții al Societății sau sunteți contactat de reprezentanții acesteia în legătură cu plasarea, confirmarea, modificarea ori executarea comenzilor, returnarea produselor, exercitarea dreptului de retragere din contract sau soluționarea reclamațiilor. Convorbirile telefonice pot fi înregistrate și păstrate în scopul verificării informațiilor și instrucțiunilor comunicate, al soluționării eventualelor neînțelegeri sau reclamații și al protejării drepturilor și intereselor legitime ale Societății.

Nu solicităm date privind sănătatea, diagnostice sau tratamente medicale. Vă rugăm să nu introduceți astfel de informații în formularele sau mesajele transmise Societății.

3. Scopuri și temeiuri juridice ale prelucrării datelor personale

Prelucrăm datele dumneavoastră personale, conform GDPR, astfel:

  1. a) Crearea, administrarea și utilizarea contului de client, atunci când utilizatorul optează pentru înregistrarea pe website, inclusiv autentificarea și gestionarea informațiilor asociate contului – temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. b;
  2. b) Preluarea, confirmarea și executarea comenzilor, procesarea plăților, livrarea și comunicările indispensabile semnării şi executării contractului – temeiul juridic: art. 6 alin. (1) lit. b;
  3. c) Emiterea facturilor, evidențele financiar-contabile și îndeplinirea obligațiilor fiscale – temeiul juridic: art. 6 alin. (1) lit. c;
  4. d) Soluționarea cererilor privind retragerea din contract, garanțiile și alte drepturi legale ale consumatorilor – temeiul juridic: art. 6 alin. (1) lit. b) și/sau c), în funcție de obligația concretă.
  5. e) Gestionarea solicitărilor generale și a corespondenței care nu privește executarea unui contract – temeiul juridic: art. 6 alin. (1) lit. f), interesul legitim de a răspunde solicitărilor, după evaluarea aplicabilă.
  6. f) Securitatea website-ului, prevenirea accesului neautorizat și investigarea incidentelor – temeiul juridic: art. 6 alin. (1) lit. f), interesul legitim de a proteja sistemele, clienții și activitatea.
  7. g) Constatarea, exercitarea sau apărarea drepturilor în instanță – temeiul juridic: art. 6 alin. (1) lit. f), după caz lit. c).
  8. h) Trimiterea de newslettere și comunicări promoționale strict în baza consimțământului, cu respectarea dreptului de opoziție. Astfel, puteți alege să nu primiți mesaje de marketing de la noi în orice moment făcând clic pe linkul „Dezabonare” din orice e-mail sau contactând echipa noastră de asistență pentru clienți (office@skinmedshop.ro) – temeiul juridic: art. 6 alin. 1 lit. a;
  9. i) Înregistrarea și păstrarea convorbirilor telefonice purtate cu clienții în legătură cu comenzile, executarea contractelor, returnarea produselor și soluționarea reclamațiilor, în scopul verificării informațiilor comunicate, asigurării unei evidențe corecte a solicitărilor, prevenirii și soluționării eventualelor litigii, precum și al protejării drepturilor și intereselor legitime ale Societății, -temeiul juridic: art. 6 alin. (1) lit. f) din Regulamentul (UE) 2016/679 – interesul legitim al Societății.
  10. Caracterul necesar al furnizării datelor personale

Furnizarea datelor cu caracter personal necesare pentru plasarea, procesarea și executarea comenzilor, precum și pentru îndeplinirea obligațiilor legale ce revin Societății, este necesară în vederea încheierii și executării contractului de vânzare. Refuzul furnizării acestor date poate determina imposibilitatea procesării și executării comenzii.

Crearea unui cont de client este opțională, produsele putând fi achiziționate și fără înregistrarea unui cont pe website.

Furnizarea datelor în scopul transmiterii comunicărilor comerciale este facultativă, iar refuzul exprimării consimțământului în acest scop nu afectează posibilitatea achiziționării produselor.

 

  1. Cui și când vom divulga sau transmite datele dumneavoastră personale

În limita necesității, datele pot fi comunicate:

  • prestatorului de servicii de curierat și livrare – FAN Courier Express SRL, cu sediul social în str. Fabrica de Glucoză, nr. 11 C, București, sector 2, înregistrată la ORCB sub nr. J2001004014400, CUI RO13838336,
  • procesatorului de plăți și instituțiilor financiare implicate – EuPlatesc.ro şi Banca Transilvania;
  • furnizorului de servicii de găzduire a bazei de date – HostX Web Services S.R.L., cu sediul în Sângeorgiu de Mureș, str. Berzelor nr. 5, parter, jud. Mureș, înregistrată la ORCB sub nr. de înregistrare J26/677/2023, CUI: RO 14785884 ·
  • furnizorului de servicii de mentenanță, securitate și servicii IT – EDY CREATIVE S.R.L., cu sediul în Berceni, str. Gheorghe Lazar nr.3, jud. Ilfov, înregistrată la ORCB sub nr. de înregistrare J2013001463239, CUI RO31648623
  • furnizorului de servicii de contabilitate INVICTUS HBS ACCOUNTING S.R.L., cu sediul în Bucureşti, Şos. Viilor nr. 55A, bl. lot 1/4 sc. 6 et. 10 ap. 84, sector 5, înregistrată la ORCB sub nr. de înregistrare J2021000850406, CUI RO43588223;
  • autorităților publice și instanțelor, în cazurile prevăzute de lege.

Societatea nu comunică date care exced obiectului de activitate al fiecărui furnizor sau care nu sunt necesare pentru îndeplinirea scopului pentru care sunt transmise.

Cu fiecare dintre furnizorii cu care lucrează Societatea, sunt semnate contracte de confidenţialitate.

6. Transferul datelor personale în afara Spațiului Economic European

În acest moment nu transferăm și nu intenționăm să transferăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau o parte dintre acestea către alte companii, organizaţii sau persoane din state terţe sau către organizaţii internaţionale.

Dacă va fi necesar să transferăm datele dumneavoastră către vreuna dintre destinațiile de mai sus, vă vom transmite în prealabil o notă de informare cu privire la aceasta.

7. Durata stocării datelor personale

Datele dumneavoastră personale se păstrează conform art. 5 alin. 1 lit e şi art. 13 alin. 2 lit a din GDPR, numai atât timp cât este necesar scopurilor pentru care au fost colectate, ținând seama de obligațiile legale și termenele de prescripție aplicabile.

Durata stocării datelor este stabilită în funcție de scopul prelucrării, natura datelor și obligațiile legale aplicabile, după cum urmează:

  1. a) Datele aferente conturilor de utilizator sunt păstrate pentru o perioadă de 3 ani de la ultima interacțiune a utilizatorului în cont (ultima autentificare sau ultima achiziție efectuată prin intermediul acestuia). La expirarea acestei perioade, contul și datele aferente vor fi șterse, cu excepția datelor a căror păstrare este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor legale ori pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unor drepturi.
  2. b) Datele aferente comenzilor, livrărilor și executării contractelor de vânzare sunt păstrate pe durata executării contractului și ulterior, pentru o perioadă de 3 ani de la executarea acestuia, în măsura necesară constatării, exercitării sau apărării unor drepturi, fără a aduce atingere termenelor legale speciale de păstrare ori de prescripție aplicabile.
  3. c) Datele cuprinse în documentele financiar-contabile sunt păstrate pentru perioadele prevăzute de legislația aplicabilă, în principal timp de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite documentele, cu respectarea eventualelor termene speciale prevăzute de lege.
  4. d) Datele aferente retururilor, reclamațiilor și sesizărilor sunt păstrate pentru o perioadă de 3 ani de la soluționarea acestora, în măsura necesară demonstrării modului de soluționare și constatării, exercitării sau apărării unor drepturi, cu excepția situațiilor în care sunt aplicabile termene legale diferite.
  5. e) Datele prelucrate în scopul transmiterii comunicărilor comerciale, în baza consimțământului, sunt păstrate până la retragerea acestuia sau până la împlinirea unei perioade de 3 ani de la ultima interacțiune relevantă a persoanei vizate, oricare dintre aceste momente intervine primul. Informațiile strict necesare demonstrării obținerii și retragerii consimțământului pot fi păstrate ulterior, pentru perioada justificată de îndeplinirea obligațiilor legale și apărarea drepturilor Societății.
  6. f) Datele aferente solicitărilor generale transmise Societății, care nu privesc executarea unui contract, retururi sau reclamații, sunt păstrate pentru o perioadă de 12 luni de la soluționarea solicitării, cu excepția situațiilor în care păstrarea lor pentru o perioadă mai îndelungată este necesară și justificată potrivit legii.
  7. g) Datele tehnice și jurnalele de securitate sunt păstrate pentru perioade limitate, stabilite în funcție de scopul prelucrării, necesitățile de securitate ale platformei și politicile de retenție aplicabile sistemelor informatice utilizate de Societate.
  8. h) Înregistrările convorbirilor telefonice sunt păstrate pentru o perioadă de maximum 30 de zile de la data efectuării convorbirii, după care sunt șterse.

 

În situația existenței unui litigiu, a unei proceduri administrative, a unei investigații ori a unei obligații legale de conservare a datelor, perioada de stocare a datelor relevante poate fi prelungită în măsura necesară soluționării acestora sau îndeplinirii obligațiilor legale aplicabile. La expirarea perioadelor aplicabile, datele sunt șterse, dacă nu există un alt temei legal pentru păstrare.

8. Drepturile persoanelor vizate, exercitarea acestora şi reclamaţii

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiați de:

  • dreptul de acces (art. 15),
  • dreptul la rectificare (art. 16),
  • dreptul la ștergere (art. 17),
  • dreptul la restricționare (art. 18),
  • dreptul la portabilitate (art. 20),
  • dreptul la opoziție (art. 21)
  • drepturile referitoare la deciziile individuale automatizate (art. 22).

Aveți dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro) și de a vă adresa instanțelor competente.

Dacă prelucrarea se întemeiază pe consimțământ, îl puteți retrage în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrărilor anterioare. Vă puteți opune oricând prelucrării pentru marketing direct. Exercitarea drepturilor nu este absolută; pot exista excepții și obligații legale de păstrare.

Solicitările pot fi transmise la office@skinmedshop.ro sau sediul nostru din Bucureşti, Piaţa Alba Iulia nr. 2, bl. I1, Tronson 1, sector 3. Societatea răspunde fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în cel mult o lună de la primirea solicitării, cu posibilitatea prelungirii în condițiile art. 12 GDPR.

9. Decizii automatizate și profilare

Respectul nostru pentru datele dumneavoastră presupune şi faptul că, în calitate de utilizator al platformei noastre, nu veți face obiectul unei decizii a noastre bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră (inclusiv crearea de profiluri) care să producă efecte juridice cu privire la dumneavoastră sau care să vă afecteze într-un mod similar într-o măsură semnificativă.

Dacă se implementează asemenea procese, informarea va fi completată conform art. 13 alin. (2) lit. f) GDPR.

10. Securitatea datelor și actualizarea notei

Societatea aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscurilor, inclusiv controlul accesului și protecția sistemelor. Prezenta notă poate fi actualizată pentru a reflecta modificări ale activităților de prelucrare. Versiunea și data ultimei actualizări: octombrie 2026. Pentru scopuri noi, persoanele vizate vor fi informate anterior prelucrării ulterioare, atunci când GDPR impune acest lucru.